правилa электронной переписки. | Empower network

правилa электронной переписки

правилa электронной переписки.

Сегодня интернет широко используется не только для частного общения, но и для ведения бизнеса. Все мы пишем электронные сообщения нашим партнерам и даже не подозреваем о том, что существуют правилa электронной переписки, деловой переписки и даже свой собственный этикет, названный сетевым этикетом (сетикетом).

Основная цель сетевого этикета – это повышение эффективности общения, что в свою очередь ведет к укреплению деловых связей и повышению эффективности самого бизнеса.

Мы предлагаем познакомиться: правилa электронной переписки. Итак.

Правила переписки по электронной почте:

Правило №1: вежливость.

На то он и этикет, что учит вежливости общения. Независимо от того, на каком носителе будет ваше письмо (бумажном или электронном), оно должно быть составлено вежливо и корректно. В деловой переписке не допускается употребление не только нецензурных, но и неформальных выражений.

Электронное письмо должно начинаться с краткого приветствия. Эту функцию можно возложить на фразы: «доброго времени суток» или «добрый день».

Правило №2: четкость и понятность.

В электронном письме следует максимально точно и понятно выражать свои мысли, для того чтобы у вашего адресата не могло возникнуть сомнений по поводу того, что конкретно вы имеете в виду.

Помните о том, что двусмысленность фраз и выражений значительно затрудняет общение, причем, не только электронное.

Правило №3: грамотность.

Каждое послание должно быть составлено лексически правильно, без ошибок и грубых описок. Лучше не пожалеть лишних пару минут и прочитать свое сообщение, чем отправлять адресату неграмотно составленное письмо.

Правило №4: структурированность.

Если текст состоит из абзацев, в каждом из которых заключена определенная мысль, а каждый абзац отделен от других с помощью пробела, его смысл воспринимается легче и быстрее.

Как правило, каждое электронное послание содержит шапку, то есть обращение и приветствие, основной текст.

В отличие от традиционных писем, каждое электронное послание имеет поле для обозначения темы. Эксперты рекомендуют никогда не оставлять это поле пустым, в противном случае письмо может просто оказаться в папке со спамом, откуда просто автоматически удалится, так и не попав на глаза адресату.

Кстати, если адресат ежедневно получает большое количество корреспонденции, можно пометить электронное послание, как «важное», тогда оно попадет на глаза получателю в числе самых первых.

Правило №5: ограничение размера.

По правилам сетевого этикета электронное послание должно быть примерно вдвое короче того, которое могло бы быть написано на традиционном бумажном носителе.

Если требуется переслать документ значительного формата, он отправляется в виде вложения. Следует иметь в виду, что отправлять посредством электронной почты посылки, весом более 300 – 500 килобайт, не принято.

Для передачи объемных файлов, содержащих видео или фото, лучше использовать специальный сервер или другие пути передачи информации.

Правило №6: адресная книга.

Адреса корреспондентов следует хранить в памяти почтовой программы, которая имеет предназначенную для этих целей адресную книгу. Использование каталога электронных адресов не только предупреждает ошибки, но и намного ускоряет и облегчает отправку корреспонденции.

Продолжаем… правилa электронной переписки

Правило №7: ответ на электронное письмо.

Отвечать на электронное письмо можно в поле, предназначенном для ответа. Следует иметь в виду, если послание официальное, не рекомендуется удалять сообщение, присланное вам. Во всех прочих случаях в процессе ответа можно цитировать посланное вам сообщение.

Если вы обращали внимание, то аналогом традиционным кавычкам «…» в электронном послании могут выступать знаки <…>, именно так чаще всего и выделяется цитата.

Правило №8: использование смайликов.

Смайлики предназначены для того чтобы придать сухому электронному посланию эмоциональность.

Использование стилизованных рожиц, отображающих разные оттенки чувств, вполне уместно в частной переписке и способно придать ей живой дружеский характер.

Однако сетевой этикет считает крайне нежелательным использование шутливых смайликов в официальных письмах и деловой переписке.

Правило №9: электронная подпись.

Наличие электронной подписи под каждым посланием считается непременным признаком хорошего тона. К тому же, электронную подпись, включающую е-mail, контактные телефоны, факс, ICQ, можно использовать как слегка завуалированный маркетинговый ход.

Правило №10: ответы.

Сетикет требует отвечать на каждое электронное послание в течение первых двух суток после его получения. От этого фактора зависит деловая репутация.

Кстати, отсутствие ответа в течение недели следует понимать, как отказ от общения.

Хотите подписаться на рассылку для получения новых записей таких как «правилa электронной переписки.» нажмите здесь

комментария 3 в "правилa электронной переписки. | Empower network"

  1. Анна:

    Если бы все придерживались этих правил не только в официальной переписке, а и просто на форумах. Очень неприятно читать безграмотные письма. Тем более, что практически везде ошибка подчеркивается красным и исправить её можно двумя кликами.

  2. Максим:

    Совершенно согласен с автором статьи по поводу грамотности! Не то, что неприятно читать письма, написанные с грамматическими ошибками, но, я считаю — такие письма — неуважение к адресату. Да и правила сетевого этикета и вежливости никто не отменял. Давайте не создавать неприятных впечатлений у адресата о себе, а тем более, о фирме, которую вы, возможно, представляете!)

  3. Добрый день.
    Хотелось бы на помнить ,что переписка по электронной почте является официальным документом.Все слова и фразы из неё уже не удалишь.Правописание проверит компьютер,а вот четкость поставленной задачи и её изложение ни кто не отменял.Единственное ,что добивает это спам и реклама.С ней нужно бороться.Я просто удаляю.

Есть что сказать? Вперед!